İhracat süreçleri, çoklu döviz, uluslararası lojistik ve gümrük gereksinimleri nedeniyle iç satışa göre çok daha karmaşıktır. SAP S/4HANA SD modülü bu karmaşıklığı yönetmek için güçlü araçlar sunar; ancak araçların doğru kurgulanmaması, satış ekibini Excel'e ve manuel düzeltmelere geri iter. Bu yazıda sahada en sık karşılaştığım darboğazları ve SAP standardı içindeki çözüm yollarını özetliyorum.
1. Sipariş türü ve satış alanı: ihracatı ayrıştırın
İhracat siparişlerini iç satıştan ayrı bir sipariş türüyle ve gerekiyorsa ayrı bir dağıtım kanalıyla yönetmek, sonraki tüm adımları sadeleştirir. Ayrı sipariş türü; farklı kopyalama kontrolü, farklı fiyatlandırma prosedürü ve farklı çıktı (proforma, çeki listesi, ihracat faturası) belirlemeyi kolaylaştırır. Raporlamada da ihracat hacmini tek bir filtreyle görmenizi sağlar.
2. Incoterms'e bağlı navlun ve sigorta
FOB, CFR, CIF gibi teslim şekilleri, navlun ve sigorta maliyetinin kimde olduğunu belirler. Bu maliyetleri fiyatlandırma prosedüründe ayrı koşul türleriyle göstermek ve koşul kayıtlarının erişim sırasına Incoterms'i eklemek, satış temsilcisinin her siparişte elle hesap yapmasını ortadan kaldırır. Böylece navlun ve sigorta kalemleri CO-PA'da ayrı değer alanlarına akar ve teslim şekline göre kârlılık karşılaştırılabilir.
3. Fiyatlandırma prosedürü: okunabilir ve denetlenebilir
Zamanla büyüyen fiyatlandırma prosedürleri, kimsenin tam anlamadığı bir yapıya dönüşebilir. İyi bir prosedürde her adımın amacı nettir: taban fiyat, müşteri indirimleri, kampanyalar, navlun, sigorta, vergi. Koşul kayıtlarını VK11 ile yönetirken geçerlilik tarihleri ve ölçek (miktar/değer kademeleri) disiplinli kullanılmalıdır. Manuel fiyat değişikliğine izin verilen koşullar sınırlandırılmalı ve raporlanmalıdır.
4. Çoklu döviz ve kur farkları
İhracatta belge para birimi çoğunlukla müşterinin para birimidir; muhasebe ise yerel para biriminde kayıt tutar. Siparişte ve faturada hangi kur tipinin, hangi tarihteki kurla kullanılacağı açıkça tanımlanmalıdır. Fiyat listesinin döviz cinsinden tutulduğu senaryolarda kur güncellemesinin fiyatı ne zaman etkileyeceği iş birimiyle birlikte kararlaştırılmalıdır; aksi hâlde aynı müşteri için farklı günlerde farklı marjlar oluşur.
5. Proforma fatura ve ihracat belgeleri
Müşteri ödemesi veya akreditif için sevkiyattan önce proforma fatura gerekir. SAP'de siparişe bağlı ya da teslimata bağlı proforma fatura türleri, muhasebeye kayıt atmadan belge üretir. Çeki listesi, menşe bilgisi ve gümrük beyanı için gereken veriler (GTİP, ağırlıklar, ambalaj bilgisi) malzeme ana verisinde ve teslimatta eksiksiz tutulduğunda bu belgeler otomatik üretilebilir. Belge otomasyonunun en büyük düşmanı eksik ana veridir.
6. CO-PA ile gerçek kârlılığı görmek
S/4HANA'da hesap bazlı kârlılık analizi (Margin Analysis) varsayılan yaklaşımdır ve muhasebe ile kârlılık verisi tek tabloda buluşur. Navlun, sigorta ve kur farkları doğru değer alanlarına aktarıldığında ülke, müşteri ve ürün bazında gerçek ihracat kârlılığı görülebilir. Bu görünürlük, fiyat politikası kararlarını tahminden veriye taşır.
7. Standardın yetmediği yerde ABAP
Bazı kurallar gerçekten şirkete özgüdür: özel onay akışları, belirli ülkeler için ek kontroller, müşteriye özel belge formatları. Bu noktalarda BAdI ve Enhancement Spot ile hedefli geliştirme yapılabilir. Kural basit: önce standardı doğru yapılandırın, özel kodu yalnızca gerçekten gerektiğinde ve iyi belgelenmiş olarak yazın.
Kontrol listesi
- İhracat için ayrı sipariş türü ve gerekirse dağıtım kanalı var mı?
- Navlun ve sigorta, Incoterms'e bağlı koşul türleriyle mi hesaplanıyor?
- Kur tipi ve kur tarihi kuralları yazılı ve iş birimiyle mutabık mı?
- Proforma ve ihracat belgeleri ana veriden otomatik mi üretiliyor?
- CO-PA'da navlun, sigorta ve kur farkı ayrı izlenebiliyor mu?
Bu sorulardan birine "hayır" cevabı veriyorsanız, ihracat sürecinizde hem zaman hem marj kaybı olma ihtimali yüksektir.
İlgili konular: fiyatlandırma prosedürü, kredi yönetimi ve CO-PA kârlılık analizi. İhracat süreçlerinizi birlikte değerlendirmek için SAP SD danışmanlığı sayfasına bakabilirsiniz.
