ERP veri taşıma, eski sistemdeki verinin yeni ERP'ye doğru, eksiksiz ve kullanılabilir biçimde aktarılmasıdır. Projelerde genellikle "sonra hallederiz" denen bu iş paketi, gecikmelerin en yaygın nedenlerinden biridir. Çünkü yeni sistem ne kadar iyi kurgulanırsa kurgulansın, içine giren veri kadar iyidir.
1. Kapsamı belirleyin
Her şeyi taşımak ne mümkün ne de gereklidir. Tipik kapsam şöyledir:
- Ana veriler: müşteriler, tedarikçiler, malzemeler, ürün ağaçları, fiyatlar, hesap planı
- Açık kalemler: açık siparişler, açık alacak ve borçlar, stok miktarları ve değerleri
- Bakiyeler: ana hesap bakiyeleri, sabit kıymetler
- Geçmiş veri: çoğu zaman taşınmaz; eski sistemde okuma amaçlı saklanır ya da arşivlenir
2. Veriyi erken temizleyin
Mükerrer müşteriler, kullanılmayan malzemeler, eksik adresler, tutarsız birimler… Temizlik, taşımadan aylar önce başlamalıdır. İş birimlerine "hangi kayıtlar gerçekten aktif?" sorusu sorulur ve kararlar belgelenir. S/4HANA projelerinde bu adım Business Partner geçişinin de ön koşuludur.
3. Eşleştirme kurallarını yazın
Eski sistemdeki her alanın yeni sistemde nereye, hangi dönüşümle gideceği bir eşleştirme dokümanında tanımlanır: kod listeleri (ödeme koşulları, birimler, vergi kodları), numaralandırma ve zorunlu alanların varsayılan değerleri. Bu doküman teknik ekip ile iş birimi arasındaki sözleşmedir.
4. Deneme yüklemeleri yapın
En az iki, tercihen üç deneme yüklemesi planlanır. Her denemede hata oranı, süre ve mutabakat sonuçları ölçülür. Son deneme, canlıya geçiş provası niteliğinde olmalı ve gerçek takvimle yapılmalıdır. Yükleme süresi bilinmeden canlıya geçiş planı yapılamaz.
5. Mutabakat ve onay
Taşınan veri iki yönden doğrulanır:
- Sayısal mutabakat: kayıt sayıları, toplam stok değeri, toplam alacak ve borç bakiyeleri eski sistemle karşılaştırılır.
- Örneklem kontrolü: iş birimleri rastgele seçilmiş kayıtları alan alan kontrol eder.
Her veri nesnesi için iş sahibinin yazılı onayı alınır. Onaysız veri canlıya taşınmaz.
Sık yapılan hatalar
- Veri temizliğini BT'ye bırakmak; oysa hangi kaydın doğru olduğunu yalnızca iş birimi bilir
- Deneme yüklemesi yapmadan doğrudan canlıya yüklemek
- Açık siparişlerin taşınmasını tasarlamamak ve canlı sonrası elle girmek
- Geçiş dönemindeki (son yükleme ile canlıya geçiş arası) hareketleri planlamamak
Veri taşıma, ERP projesinin görünmeyen omurgasıdır. ERP danışmanlığı projelerinde veri paketine proje başında sahip ve bütçe atamak, canlıya geçişin en güçlü güvencesidir.
