ERP canlıya geçiş (cutover), eski sistemden yeni sisteme geçişin gerçekleştiği, genellikle bir hafta sonuna sıkıştırılmış operasyondur. Projenin aylarca süren emeği, bu birkaç günün ne kadar iyi planlandığına göre başarıya ya da krize dönüşür.
Geçişten haftalar önce
- Cutover planı: Her adım; sorumlusu, başlangıç–bitiş saati, bağımlılıkları ve doğrulama yöntemiyle saat saat yazılır.
- Prova: Plan, son deneme yüklemesiyle birlikte en az bir kez uçtan uca prova edilir; gerçek süreler ölçülür.
- UAT onayı: Kullanıcı kabul testi çıkış kriterleri karşılanmış ve süreç sahipleri onay vermiştir.
- Eğitim: Tüm son kullanıcılar kendi rolleriyle eğitilmiş, kısa işlem kılavuzları hazırlanmıştır.
- İletişim: Müşterilere, tedarikçilere ve iç birimlere geçiş takvimi ve olası kesinti duyurulmuştur.
Geçişten günler önce
- Sistem donması: Eski sistemde yeni ana veri ve yapılandırma değişikliği durdurulur.
- Açık işlemlerin temizliği: Mümkün olan siparişler tamamlanır, açık belgeler en aza indirilir.
- Yetkiler: Tüm kullanıcıların canlı sistem yetkileri hazırdır ve test edilmiştir.
- Destek ekibi: İlk iki haftanın nöbet listesi ve iletişim kanalları belirlenmiştir.
Geçiş sırasında
- Eski sistemde son işlemler kapatılır; stok sayımı ve bakiye raporları alınır.
- Son veri yüklemesi yapılır: açık kalemler, stoklar, bakiyeler.
- Sayısal mutabakat yapılır ve iş sahipleri tarafından onaylanır.
- Kritik süreçler canlı sistemde "duman testi" ile denenir: bir sipariş, bir teslimat, bir fatura, bir ödeme.
- Git / gitme kararı yönlendirme komitesinde, önceden belirlenmiş kriterlere göre verilir.
Geri dönüş planı
Her cutover planında "işler ters giderse ne yapacağız?" sorusunun yazılı cevabı olmalıdır: hangi noktaya kadar eski sisteme dönülebilir, bu karar kim tarafından ve hangi kritere göre verilir? Geri dönüş planı olmayan proje, sorun çıktığında aceleyle yanlış karar verir.
Canlıya geçişten sonra: hiper-bakım
İlk iki ile dört hafta, yoğun destek dönemidir. Danışman ve anahtar kullanıcılar sahada veya çevrimiçi hazır bulunur, sorunlar tek bir listede toplanıp günlük olarak önceliklendirilir. İlk ay sonu kapanışı ayrıca planlanır; çünkü birçok sorun ancak ilk kapanışta görünür olur. Hiper-bakımın bitişi de tarihle değil, açık kritik sorun kalmamasıyla belirlenir.
Kısa kontrol listesi
- Cutover planı saat saat yazıldı ve prova edildi mi?
- Mutabakat kriterleri ve onaylayacak kişiler belli mi?
- Git / gitme kriterleri ve geri dönüş planı yazılı mı?
- İlk ay sonu kapanışı için destek planlandı mı?
İyi bir canlıya geçiş, heyecanlı değil sıkıcı geçer: çünkü her şey önceden denenmiştir. ERP proje yönetimi deneyimi en çok bu anda fark yaratır.
