Bir satış siparişi SAP'de yalnızca satış modülünü ilgilendirmez: stok azalır, maliyet oluşur, alacak ve gelir kaydedilir. SAP SD MM FI entegrasyonu bu zincirin sorunsuz çalışmasını sağlar. Muhasebede "yanlış hesaba giden fatura" şikâyetlerinin büyük kısmı, bu entegrasyonun tasarımından kaynaklanır.
1. Sipariş: kullanılabilirlik kontrolü
Sipariş girildiğinde sistem, istenen tarihte yeterli stok ya da planlı giriş olup olmadığını kontrol eder (ATP). Kontrol kuralları; stok, açık satınalma siparişleri, üretim emirleri ve güvenlik stokunun hesaba katılıp katılmayacağını belirler. Yanlış kurgulanmış bir kontrol ya gereksiz teslimat gecikmesine ya da karşılanamayacak teslim sözlerine yol açar.
2. Teslimat ve mal çıkışı: MM ve FI kaydı
Teslimatta mal çıkışı yapıldığında iki şey aynı anda olur: stok miktarı düşer (MM) ve satılan malın maliyeti muhasebeye kaydedilir (FI). Hangi hareket türünün kullanılacağı teslimat kalem tipine, hangi hesapların çalışacağı ise malzemenin değerleme sınıfına ve stok hesap belirlemesine bağlıdır. Değerleme sınıfı eksik ya da yanlış olan malzeme, mal çıkışında hata verir veya maliyeti yanlış hesaba yazar.
3. Fatura: gelir hesap belirleme
Faturadaki her fiyat satırı, fiyatlandırma prosedüründeki hesap anahtarıyla bir gelir, indirim veya navlun hesabına yönlenir. Gelir hesap belirleme (VKOA) şu bilgileri birleştirir:
- Satış organizasyonu ve hesap planı
- Müşteri hesap tayin grubu (ör. yurt içi, yurt dışı, grup şirketi)
- Malzeme hesap tayin grubu (ör. mamul, ticari mal, hizmet)
- Hesap anahtarı (ör. gelir, indirim, navlun)
Bu yapı sayesinde ihracat gelirleri yurt içi gelirlerden, hizmet gelirleri mal satışından ayrı hesaplarda izlenebilir.
4. Alacak ve tahsilat
Fatura kaydıyla müşteri alacağı oluşur. Ödeme koşulları siparişten faturaya taşınır; yanlış koşul, vade ve tahsilat planını bozar. Kredi yönetimi de bu alacak bilgisini kullanır.
5. Kârlılık
Gelir, indirim ve maliyet kayıtları CO-PA'ya aktarılır. Hesap belirleme doğru kurulmadıysa kârlılık raporu da yanlış olur; bu yüzden SD, FI ve CO ekipleri tasarımı birlikte yapmalıdır.
Sık görülen hatalar ve kök nedenleri
- "Hesap belirlenemedi" hatası: Müşteri veya malzeme hesap tayin grubu boş, ya da ilgili kombinasyon için kayıt yok.
- Fatura muhasebeye aktarılmıyor: Hesap belirleme, vergi kodu veya dönem kapanışı sorunları; fatura "muhasebeye aktarılmamış" durumda kalır.
- Maliyet yanlış hesapta: Değerleme sınıfı hatalı malzeme ana verisi.
- İadelerde ters kayıt hatası: İade kalem tipi ve hareket türü eşleşmesi kontrol edilmemiş.
Test önerisi
Entegrasyon testi yalnızca belgenin oluşup oluşmadığına değil, oluşan muhasebe kaydına da bakmalıdır. Her senaryo için beklenen hesaplar önceden yazılır ve gerçekleşen kayıtla karşılaştırılır. Belge akışı ekranı, siparişten muhasebe belgesine kadar tüm zinciri tek yerde gösterdiği için bu testin en pratik aracıdır. Bir SAP analisti için bu uçtan uca bakış, modül sınırlarının ötesini görmek demektir.
